Søgning

Fritekstsøgning

Hvis du har licens til ChannelCRM Full Text Search vil du kunne kalde funktionen fra bl.a. knaprækken i hovedskærmbilledet (Full Text) og fra venstrenavigatoren under gruppen Søgning (Full Text Search).

I begge tilfælde åbnes en dialog som nedenfor.

Øverst er selve det felt, hvor den søgte tekst indsættes. Straks derunder vises resultaterne af søgningen. Én fane med alle de dokumenter, der findes som resultat af søgningen og én fane med alle de emner i CRM, hvor søgningen "hitter" på tekst i tekstfaneblade. Vi har helt bevidst lavet denne opdeling, fordi man oftest vil fokusere på én af resultattyperne. Fanebladene kan lukkes hver for sig. Derved begrænses søgningen til den resultattype, der er resterende.

Søgeresultetet er naturligvis klikfølsomt så dobbeltklik i listen åbner det emne der er vist i kolonnen. Altså direkte til dokumentet, firmaet, kontakten, projektet, aktiviteten, ...

Med knappen Preview åbnes en tekstboks hvor de termer i dokumentteksten der svarer til søgetermerne er markerede med fede typer og gul baggrund. Denne markering er mere simpel end de algoritmer der ligger bag søgningen og man kan derfor ikke med sikkerhed forvente at alle termer i teksten - som har bidraget til at få dokumentet med i resultatlisten - er markerede. F.eks. vil et dokument hvori der indgår en stærkt bøjet form af et søgeord ikke nødvendigvis have denne form af ordet markeret.

Til formålet (som er at kontrollere resultatets relevans) er markeringerne dog normalt tilstrækkelige.

Søgealgoritmen kan påvirkes på flere måder:

•	Der kan klikkes på checkboksen Exact hvad der vil få søgeresultatet til at undgå bøjede former af søgeordene.

•	Der kan indsættes ekstra tegn i søgestrengen.

Som det ses ovenfor er der en række kolonner i søgeresultatet ud over "bare" dokumentnavnet. Kolonnerne viser:

•	Dokumenttypen som ikon: Læg særligt mærke til e-mails (fra Outlook). Her vil eventuelle tilknyttede dokumenters indhold (f.eks. et regneark) blive inkluderet i søgningen.

•	Ophavstype som ikon: Her ses hvilken type emne i CRM dokumentet er direkte tilknyttet.

•	Dokumenttitel: Samme dokumenttitel som fremgår i andre dokumentoversigter.

•	Ophav: Navnet på det emne som dokumentet er direkte tilknyttet.

•	Oprettet: Tildspunkt for dokumentets tilknytning til CRM (eller tidspunkt for e-mailens modtagelse)

•	Projekt: Det projekt i CRM som dokumentet er tilknyttet (eventuelt via "Scan til projekter")

•	Kontakt: Den kontaktperson i CRM som dokumentet enten direkte er tilknyttet eller via f.eks. en aktivitet der er rettet mod kontakten.

•	Firma: Det firma i CRM som dokumentet enten direkte er tilknyttet eller via f.eks. en kontakt som er ansat i firmaet.

Rækker i søgeresultatet kan markeres og ved højreklik med musen åbnes mulighed for at oprette Info Tags på de markerede emner eller at inddrage emnerne i en kampagne.

I begge tilfælde skal man lægge mærke til at tilknytningerne kun sker for de rækker hvor en sammenhæng til emnet er fundet. Man kan som eksempel ikke tilknytte info tags til projekt for de rækker i resultatet hvor der ikke er nogen sammenhæng til et projekt.

Og "Tilføj til kampagne" sker kun for de rækker hvor som minimum et firma er fundet.

Fane nummer to "Text Tabs" viser på mere enkel form de steder i systemet hvor søgeteksten finder resultat i faneblade med tekst. Her er sammenhængen til Ophav mere enkel idet et tekstfaneblad altid hører direkte til det emne, hvor det vises.

Page url: http://www.channelcrmhelp.com/index.html?net_full_text_option_search.htm